Noções Básicas Sobre o Microsoft Excel 2003
Quando eu digito um dado do que o tamanho da célula, o seu conteúdo invade as células vizinhas, desde que elas estejam vazias.
Se eu digitar outra informação na célula ao lado, o conteúdo da célula anterior fica oculto. Ele não é perdido.
Quando nós selecionamos a célula, seu conteúdo é exibido na barra de fórmulas, para resolver este problema de não aparecer parte do texto, nós podemos modificar o tamanho das linhas, e das colunas. Para modificar a largura de uma coluna, basta apontar o mouse para a divisão das colunas, nesta linha de cabeçalho das colunas.
Mantenha o mouse pressionado entre as colunas “A” e “B”, arraste em direção que aponta a seta diminuindo ou aumentando a largura de uma coluna. Com isso o conteúdo de uma célula volta a estar visível, o mesmo procedimento pode ser feito para altura de uma linha. Quando você aumenta o tamanho de uma letra, automaticamente a linha se adapta a este novo tamanho, mas desta maneira, você pode movimentar independente do tamanho da letra.
Se você selecionar mais de uma coluna simultaneamente, apontar o mouse entre a divisão das colunas, mantê-lo pressionado, e arrastá-lo; você deixará todas as colunas selecionadas do mesmo tamanho.
Veja:
... Quando você abre um novo arquivo no Microsoft Excel, ele se chama pasta, e possui três planilhas independentes, essas planilhas são salvas dentro da pasta, com o nome que você escolher para o arquivo. Seus nomes Plan1, Plan2, e Plan3 aparecem na barra chamada Guia de planilhas. Para selecionar uma planilha, basta das um clique sobre o nome da Planilha que se deseja utilizar. Se você necessitar de mais planilhas, basta clicar com o botão direito do mouse sobre a Guia de Planilhas, que aparecerá um menu de atalho, onde você poderá inserir uma nova planilha.
Para excluir uma planilha, selecione-a, acione o menu de atalho, e clique sobre o comando excluir, aparece uma confirmação de exclusão da planilha selecionada.
A maneira mais fácil de renomear uma planilha é clicar duas vezes sobre o nome da planilha, e digitar o novo nome.
Veja:
seleciono a planilha, clico duas vezes sobre o nome, e digito outro nome. Ainda é possível mover ou copiar as planilhas. Para movê-las, basta manter o botão do mouse pressionado sobre o seu nome, e arrastá-la.
Veja .......
Uma seta preta indicará a posição onde ela será colocada. Para copiá-las, o procedimento é o mesmo, com a diferença de manter a tecla CTRL pressionada.
Mantenho a tecla CTRL pressionada, seguro o botão do mouse, e arrasto, largo o botão do mouse, e depois solto a tecla CTRL.
Trabalhando com Fórmulas e Operadores
O propósito principal do Microsoft Excel é nos auxiliar no cálculo de dados, como folhas de pagamentos e projeções de vendas. Para tal, temos que trabalhar com fórmulas, operadores matemáticos e o Microsoft Excel disponibiliza muitas delas, inclusive com associação e concatenação de fórmulas.
Fórmulas
Para indicarmos para o Microsoft Excel que o conteúdo de uma célula será uma fórmula e não um texto comum, vimos que devemos utilizar o sinal de igual (=), indicando, assim, o início da fórmula. Vamos tomar como exemplo uma adição:
= Ref1 + Ref2 + ... + RefN
Verificamos que uma fórmula é um conjunto de operadores matemáticos e referências a células. Podemos trabalhar também com números, mas a opção com referência a células é muito mais interessante, pois facilita o trabalho em caso de atualização de valores.
Operadores
Como vimos acima, as fórmulas são compostas por operadores matemáticos e referências a células. No Microsoft Excel podemos utilizar os vários operadores matemáticos conhecidos. Verifique abaixo como esses operadores são representados e como podemos utilizá-los:
Operador | Descrição | Exemplo |
+ | Adição | =A1+B1 |
- | Subtração | =A1-B1 |
* | Multiplicação | =A1*B1 |
/ | Divisão | =A1/B1 |
% | Porcentagem | =A1*10% |
^ | Exponencial | =A1^2 |
Encontraremos também operadores com a função de comparar valores, chamados de Operadores Lógicos, muitos em análises de cálculos e conferência de valores. Confira abaixo:
Operador | Descrição | Exemplo | Resultado |
+ | Igualdade | =10=10 | VERDADEIRO |
=10=12 | FALSO | ||
<> | Diferente | =10<>12 | VERDADEIRO |
=10<>10 | FALSO | ||
> | Maior que | =10>10 | FALSO |
< | Menor que | =10<12 | VERDADEIRO |
>= | Maior ou Igual | =10>=10 | VERDADEIRO |
<= | Menor ou Igual | =10<=10 | VERDADEIRO |
Além dos operadores de cálculos matemáticos e lógicos (que comparam valores), temos operadores utilizados que desejamos incluir mais de uma fórmula na célula, por exemplo, quando utilizamos uma função, podemos utilizar operadores para agrupar várias fórmulas dentro de uma mesma função.
As referências das Funções – os argumentos – podem ser organizados utilizando operadores de referência, que tem o objetivo de organizar os valores para que sejam corretamente interpretados em uma função. Os operadores de referência mais conhecidos são:
Operador | Exemplo | Significado |
: | =função(valor1:valor2) | Dois-pontos - Utiliza os valores da referência e o intervalo entre eles |
; | =função(valor1;valor2) | Ponto-e-vírgula - Utiliza apenas os valores indicados e não os valores entre as referências |
& | (valor1&valor2) | Utilizado para juntar os valores em uma função |
Números Negativos
No Microsoft Excel temos várias formas de representar os números negativos. Por padrão, os números negativos são tratados com o sinal de – (Menos) antes do número, podem ser apresentados entre parênteses ( ) ou ainda em vermelho, podendo também ser uma combinação entre essas representações. Essas configurações podem ser realizadas utilizando os ajustes de células, encontradas no Menu Formatar – Célula do Microsoft Excel
Análise de Produção | |||
Item | Produção | Demanda | Situação Estoque |
Bolas de Plástico | |||
pequena | 125 | 200 | -75 |
média | 163 | 140 | 23 |
grande | 65 | 80 | -15 |
Boneca | |||
pequena | 210 | 250 | 40,00 |
média | 264 | 200 | 64 |
grande | 186 | 200 | 14,00 |
Carrinho de Plástico | |||
pequena | 230 | 250 | (20,00) |
média | 180 | 200 | (20,00) |
grande | 152 | 100 | 52 |
Formatação Básica de Planilhas
Com o Microsoft Excel podemos aplicar várias formatações a nossas Planilhas, incluindo formatações de texto, tabelas, bordas, padrões de preenchimento e outros. Vamos verificar aqui alguns ajustes que podemos realizar em nossas Planilhas para a exibição de conteúdo.
Ajustes de Linha e Colunas
Durante a edição de nossa Planilha talvez tenha ocorrido de digitarmos o conteúdo de uma célula e o texto não caber no espaço reservado à mesma. Suponha que digitamos uma palavra ou frase na célula A1 e essa palavra ou frase é maior do que a largura da coluna A. Caso a célula B2 esteja vazia, o texto que digitamos automaticamente ocupará a coluna B e assim sucessivamente. No entanto, observe dois pontos:
Embora o conteúdo ultrapasse o limite da célula A1, ocupado, por exemplo, as células B1, o texto estará inserido apenas na célula A1. Caso selecione a célula B1, poderemos observar que essas células estão vazias;
- Caso o texto tenha ultrapassado os limites da célula A1, ocupando a célula B1, caso digitemos na célula B1 o texto de A1 será parcialmente exibido, respeitando o limite da coluna A.
Podemos ajustar o tamanho das linhas e colunas de forma que esse texto seja corretamente exibido. Para isso posicionar o ponteiro do mouse no limite de divisão das linhas e colunas nas barras de identificação. Por exemplo, deseje aumentar a largura da coluna A, posicione o ponteiro do mouse entre as colunas A e B. Repare que a figura do ponteiro do mouse modificada . . Nesse momento, clique e arraste o ponteiro para a esquerda ou a direita, continua assim a largura da coluna.
AutoAjuste de Linhas e Colunas
Além dos ajustes manuais que podemos aplicar às linhas e colunas, o Microsoft Excel disponibiliza um recurso AutoAjuste, que controlará a largura das colunas ou altura das linhas de acordo com o conteúdo das células. Esse procedimento é parecido com o ajuste manual, no entanto depois de posicionar o cursor do mouse nas divisões de linhas ou colunas a serem ajustadas, cique duas vezes com o botão esquerdo do mouse na linha de separação.
Após o duplo clique, a largura ou altura da linha será dimensionada de acordo com o conteúdo das células correspondentes.
Caso uma célula contenha um número e a extensão do mesmo seja maior do que a largura da coluna, a célula será preenchida com o caractere # , indicando que nela há um número que não pode ser completamente exibido.
Bordas
Uma das primeiras características que observamos quando abrimos o Microsoft Excel é que ele possui uma grande tabela, que, como vimos, são chamadas de Planilhas. Reparamos também que essas Planilhas possuem divisões (bordas) não são visíveis quando imprimimos a Planilha. Da forma como visualizamos, elas servem apenas para nos orientar durante a elaboração do conteúdo.
Para que essas bordas sejam impressas é necessário que as formatemos, ou seja, que seja indicado ao Microsoft Excel quais bordas devem aparecer. Para isso, devemos acessar a opção bordas na barra de ferramentas Formatar – Células – Borda no Microsoft Excel 2003. (Ou no Menu Padrão).
Salvando a Pasta de Trabalho
É muito importante que tenhamos o hábito de salvar constantemente nossos arquivos, independente do aplicativo que estivermos trabalhando.
No Microsoft Excel essa função não é menos importante do que nos demais softwares, portanto, adquira esse costume, para evitar surpresas desagradáveis como quedas repentinas de energia ou “travamentos” do computador, que pode gerar a perda total ou parcial do documento em que estávamos trabalhando.
No Microsoft Excel 2003 podemos gravar nossos documentos pelo Menu Arquivo ou pela Barra de Ferramentas Padrão – Salvar.
Obviamente a forma mais prática é usando a Barra de Ferramentas, no entanto, repare que essa opção corresponde apenas à opção Salvar, e não à Salvar Como.
Se for a primeira vez que salvamos nosso texto, mesmo clicando na opção Salvar, seremos direcionados para o Salvar Como. Isso acontece pois o arquivo precisa ser gerado no disco, assim, o Salvar Como cria esse arquivo em disco. O Salvar apenas atualiza um arquivo já existente.
Vamos gravar nossos Arquivos no disquete que lhe foi fornecido, assim, no campo Salvar em escolha a opção onde deseja Salvar. No campo Nome do arquivo digite o nome que deseja chamar.
Ajuda do Microsoft Excel
Um recurso muito importante e interessante, mas que na maioria dos casos é pouco utilizado pelos usuários, é a opção de Ajuda, disponibilizada não só no Microsoft Excel, mas na maioria dos aplicativos que utilizamos.
O objetivo da Ajuda é nos orientar, mesmo que de forma básica, sobre a utilização dos recursos disponíveis, nesse caso, no Microsoft Excel.
O Microsoft Excel, assim como outros aplicativos da suíte Microsoft Office, oferece suporte das seguintes formas:
- Assistente do Office
Disponível apenas nas versões XP e 2003, o Assistente do Office é um personagem animado que traz dicas e pouco consultado em caso de dúvida durante a utilização do aplicativo.
- Ajuda
O arquivo de ajuda é disponibilizado em todas as versões do aplicativo e contém uma coleção de dicas e orientações. Para acessarmos a Ajuda nas versões XP e 2003 devemos acessar o menu Ajuda – Ajuda do Microsoft Excel.
- Texto Auto-explicativos
Os testos auto-explicativos nada mais são do que pequenas dicas que são exibidas quando deixamos nosso ponteiro do mouse parado, por alguns instantes, sobre uma ferramenta do aplicativo.
No Microsoft Excel, esses textos também são exibidos quando formos utilizar uma função (fórmula pré-elaborada) na Planilha. Nesse caso, o Microsoft Excel vasculha as opções de fórmulas disponíveis no aplicativo e as exibe em caixa ao lado da célula juntamente com uma explicação sobre a função em questão.
Fechando o Microsoft Excel
Para fechar o Microsoft Excel, podemos habilitar o menu Arquivo – Sair ou mesmo clicar uma única vez sobre o botão de controle Fechar que se encontra no canto superior direito da janela )os botões na Barra de Título).
Vale destacar que caso tenhamos mais de um arquivo aberto, serão exibidos dois botões Fechar , um correspondente ao Arquivo e o outro ao Aplicativo.
Caso não tenhamos gravado o arquivo ou tenhamos alterado depois de salvá-lo, ao tentar fechar o documento (ou o próprio aplicativo) o Microsoft Excel exibirá uma Caixa de Diálogo na qual podemos confirmar a gravação do texto mais uma vez e, com isso, não perder o arquivo desenvolvido ou alterações realizadas.
Abrindo uma Pasta de Trabalho
O Microsoft Excel disponibiliza, por padrão, uma Pasta de Trabalho com Planilhas em branco para que possamos inserir e editar conteúdo. No entanto podemos abrir uma Pasta de Trabalho em que estávamos trabalhando. Essas opções não diferem dos demais aplicativos da suíte Microsoft Office (Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint e outros).
No Microsoft Excel 2003 podemos abrir um arquivo utilizando o menu Arquivo – Abrir ou ainda utilizando o botão Abrir da Barra de Ferramentas Padrão.
Além das duas formas descritas acima, podemos ainda realizar determinadas operações pressionando uma combinação de teclas. Por exemplo, para abrir um arquivo podemos pressionar a combinação das teclas Ctrl + A.
É interessante destacar que é mantida uma lista dos documentos recentemente utilizados. No Microsoft Excel 2003 podemos verificá-los no final do menu Arquivo.
Formatação de Planilhas
Formatar uma Planilha compreende uma série de ações de personalização da aparência da mesma, fim de sempre promover uma melhor exposição do conteúdo e consequentemente maior compreensão das informações que estão sendo passadas.
No Microsoft Excel podemos formatar não apenas as Planilhas, mas também o texto que as compreende. Conseqüência dessa característica é que as opções de personalização são ampliadas, já que podemos formatar as Planilhas, suas células e o texto dessas células.
Formatação de Células
Como mencionamos, o Microsoft Excel permite vários níveis de formatação de nossa Planilha. A formatação que provavelmente mais utilizaremos é a Formatação de Células. As células são as menores unidades da Planilha e podemos formatá-las individualmente ou em grupo, selecionando as células que possuirão as mesmas características de formatação.
Após a seleção, podemos formatá-las de duas formas:
- Utilizando a barras de ferramentas de Formatação.
- Utilizando a caixa de diálogo Formatar Células.
1) Opções de Formatação de Fonte: Nessa seção encontraremos opções como tipo da fonte, tamanho e estilo, estando disponíveis o Negrito, o Itálico e o Sublinhado;
2) Opções de Alinhamento do Parágrafo: Onde podemos alinhas o texto (parágrafo) de acordo com a necessidade de exibição do texto;
3) Mesclar e Centralizar: Permite que várias Células sejam unidas em uma única, auxiliando, por exemplo, a alinhar o conteúdo em uma tabela ou ainda criar um título para a mesma;
4) Estilos do Texto: Os Estilos de Moeda e Porcentagem na verdade são Tipos de Dados que dizem o formato que o texto contido na célula terá. Na Barra de Ferramentas encontramos, por padrão, apenas essas duas opções, porém como verificaremos adiante, na caixa de diálogo Formatar Células encontraremos outras opções;
5) Separador de Milhares e Decimais:Como o nome sugere controla a separação ou não de um número com mais de três casas com o separador de milhares. É onde também controlamos a quantidade de casas que um número terá depois da vírgula;
6) Aumenta/ Diminui Recuo: Controla o recuo do texto da célula em relação à margem esquerda da mesma;
7) Bordas: Insere bordas na Célula, facilitando a divisão e identificação de conteúdo;
8) Cor de Preenchimento: Define a cor do preenchimento da célula, também chamado de padrão de preenchimento;
9) Cor da Fonte: Define a cor da fonte do texto contido na célula;
10) Diminuir/ Aumentar o tamanho da Fonte: Diminui ou aumenta o tamanho da fonte, em inserir o número do tamanho da fonte;
Utilizando a Caixa de Diálogo
A barra de Ferramentas nos oferece várias formatações que podem ser aplicadas às células. No entanto, podemos encontrar uma variedade ainda maior de possibilidades de formatações na caixa de diálogo Formatar Células.
Para acessarmos a Caixa de Diálogo devemos ativar o menu Formatar – Células.
Na Caixa de Diálogo, encontraremos as seguintes opções:
· Número
Nessa opção encontramos os controles de qual é o Tipo de Dado do texto da(s) célula(s) selecionada(s). podemos escolher dentre número, geral, porcentagem e muitos outros. É onde também definimos se os números terão ou não separadores de milhares, o número de casas depois da vírgula e ainda o aspecto que números (valores) negativos terão.
Em Número, também temos a opção Personalizado, que podemos formatar uma célula para um modo qualquer, como por exemplo: “Total R$” 0,00
Isso devemos fazer em Personalizado > Tipo > Digitar a informação qualquer (Caso seja letras ou caracteres, devemos utilizar aspas (“ ”), e o para números, devemos utilizar o número 0 (Zero) como mostra a figura abaixo:
· Alinhamento
Normalmente os textos e números inseridos nas células seguem orientação padrão, ou seja, horizontal e com alguns controles de alinhamento e espaçamento. Com as opções de alinhamento podemos, por exemplo, definir um ângulo que o texto deverá ter ou ainda se haverá uma quebra automática do texto assim que o limite da célula for atingido, inicia novas linhas na célula.
· Fonte
Permite configurações de fonte além da que já encontramos na barra de ferramentas Formatação. Nessa opção encontraremos estilos de texto além de opções de destaque do mesmo.
· Bordas
Aqui serão exibidas as variadas opções de configuração das bordas das células. A grande vantagem dessa opção é que podemos contornar cada borda individualmente, trazendo um nível maior de personalização da Planilha. Repare que existe um pequeno quadro onde podemos ver uma pré-visualização da aparência da Planilha ou célula após a inserção das bordas. Sempre que formos configurar essa opção, primeiramente devemos escolher as características para depois aplicá-las à célula.
· Padrões
Define os padrões de preenchimento das células da Planilha, que compreende além da cor do preenchimento, padrões de linhas e outros formatos que serão combinados ao preenchimento.
· Proteção
Uma opção avançada de formatação aplicada quando desejamos proteger os dados que foram inseridos nas Planilhas, ou ainda fórmulas, para que essas não sejam copiadas ou editadas. Exibe também a opção de ocultar o conteúdo de uma célula.
Formatação de textos
A formatação e textos normalmente segue as formatações que aplicamos na célula. No entanto, caso não seja todo o texto que deverá seguir a formatação devemos habilitar a edição da célula, por exemplo, com a tecla F2 ou ainda por meio da Barra de Fórmulas.
Para formatarmos apenas uma parte do texto da célula devemos selecionar esse texto e então aplicar as formatações desejadas, como mudar a fonte, a cor, o estilo.
Essas formatações podem ser realizadas pela Barra de Ferramentas Formatação ou ainda pela caixa de diálogo Formatar Células, no entanto, lembre-se de que o texto a ser modificado deve estar previamente selecionado na célula.
Formatação da Planilha
Com as formatações de células e de texto já podemos personalizar nossas Planilhas e garantir uma melhor exposição e organização das informações. De certa forma, essas formatações são formatações da Planilha, no entanto podemos também modificar características específicas da Planilha, como o plano de fundo da mesma.
Plano de Fundo
Para aplicarmos o plano de fundo devemos habilitar o menu Formatar – Planilha – Plano de Fundo.
O Plano de Fundo é uma imagem que cobrirá toda a área da Planilha, assim, devemos ter bom senso ao utilizar essa característica para não dificultar a leitura das informações nela contidas. Caso a tabela que criamos na Planilha já possua Algum tipo de preenchimento ou padrão, o plano de fundo não será exibido na tabela, mas sim no restante da Planilha.
Cor da Guia
Uma opção muito interessante que o Microsoft Excel disponibiliza é a possibilidade de colorirmos as abas de Planilhas de nossa Pasta de Trabalho. Pode parecer algo de pouca utilidade a princípio, mas traz possibilidades organizacionais interessantes. Para colorir as abas basta ativar o Menu de Contexto das abas das Planilhas e ativar a opção Cor da Guia. Na caixa de cores, selecione a cor desejada para a Guia.
Renomear planilhas
Para renomear uma Planilha, podemos proceder de duas formas:
· Utilizar o Menu de Contexto (o mesmo utilizado para a inserção e remoção de Planilhas)
· Duplo clique com o botão esquerdo do mouse sobre a Guia de Planilha.
Na primeira situação, devemos ativar o Menu de Contexto com o clique do botão direito do mouse sobre a Guia da Planilha a ser renomeada e nele selecionar a opção Renomear.
Para alterar o nome utilizando apenas o mouse devemos clicar duas vezes seguidas sobre a Guia da Planilha a ser renomeada. Esse procedimento ativará a edição do nome da Planilha, bastando digitá-lo e confirmar com a tecla ENTER.
Manipulação de Conteúdo
É muito comum que durante a elaboração de uma Planilha precisamos reposicionar células, movê-las, copiar um conjunto de células ou texto ou ainda utilizar uma fórmula em várias células. O Microsoft Excel nos fornece recursos para facilitar essas operações, agilizando nosso trabalho, vamos conferir!
Área de Transferência
Assim como os demais aplicativos que são executados em nosso computador, o Microsoft Excel faz uso dos benefícios da Área de Transferência. Esta consiste de uma região de memória do computador que podemos utilizar para manipular conteúdo no próprio aplicativo ou ainda entre os demais aplicativos que também a utilizam. Com a Área de Transferência podemos Copiar, Recortar e Colar conteúdo. Essas opções podem ser encontradas no menu Editar ou na barra de ferramentas Padrão.
1 - Recortar
Parecido com o processo de cópia, no entanto
não mantém o original. Nesse caso o conteúdo a ser
recortado é retirado do local original e enviado à Área
de Transferência. Assim, como na cópia, o conteúdo a
ser recortado deverá estar selecionado.
(Para esse recurso, podemos utilizar a atalho do teclado CTRL +X) 2 – Copiar
O processo de cópia consiste em mandar um determinado conteúdo de nossa Planilha ou documento qualquer para a Área de Transferência. Podemos enviar um pequeno texto selecionado em uma célula ou ainda todo o conteúdo de uma Planilha. Para isso, o texto ou objeto deverá estar selecionado. Como o nome sugere, esse procedimento gerará uma cópia do conteúdo, não afetando o conteúdo original.
(Para esse recurso, podemos utilizar a atalho do teclado CTRL + C)
3 – Colar
Com o Colar iremos extrair um conteúdo que foi enviado à Área de Transferência se por Cópia ou Recorte.
(Para esse recurso, podemos utilizar a atalho do teclado CTRL + V) A ferramenta Pincel é utilizada para copiar a formatação que aplicamos em uma célula para outras células da Planilha. Para copiar a formatação varias vezes, devemos clicar sobre a célula que terá as formatações copiadas e efetuar um duplo clique do mouse sobre a opção Pincel. Após esse procedimento, poderemos aplicar a formatação em outras células da Planilha.
Caso efetuemos apenas um clique sobre a opção pincel, a formatação será colada apenas uma vez.
Mover Conteúdo
Além dos procedimentos que podemos executar com a Área de Transferência, também podemos utilizar o mouse para reposicionarmos conteúdo na Planilha ou mesmo na célula. Suponha que digitamos o conteúdo na célula A1 quando na verdade esse conteúdo devesse ser digitado na célula B1. Para isso podemos simplesmente clicar sobre a borda da célula A1 e arrastar para a célula B1. Esse procedimento moverá não só o conteúdo, mas também as formatações que aplicamos na célula original.
Desfazer e Refazer
Não rara as vezes em que aplicamos uma formatação a uma célula ou ainda apagamos o conteúdo de uma região da Planilha (ou ainda a Planilha toda) acidentalmente. Para recuperarmos o conteúdo perdido ou alterado, contamos com o recurso Desfazer, que retornará às configurações anteriores ao momento em que efetuamos as ações incorretas. O Desfazer mantém uma lista das operações que realizamos em nossa Pasta de Trabalho e podemos retrocedê-las um número limitado de vezes. O Refazer tem a função oposta ao Desfazer, ou seja, reaplicará a formatação ou ação que foi desfeita.
Alça de Preenchimento (Auto-Preenchimento)
É comum no Microsoft Excel precisar utilizar uma mesma fórmula em várias linhas da Planilha. Por exemplo, ao elaborarmos uma fórmula que some o total da produção de um determinado item relacionado em uma lista, utilizaremos a mesma fórmula para o cálculo dos demais itens, assim, teríamos que copiar ou ainda digitar a mesma fórmula várias vezes, uma para cada item da linha de produção.
No entanto temos um recurso chamado Alça de Preenchimento, que podemos utilizar para copiar o conteúdo de uma célula para as células adjacentes. A alça é um pequeno quadrado que encontramos no canto inferior direito de uma célula selecionada e ao posicionarmos o ponteiro do mouse sobre ela, ele muda de aparência:
Com a Alça, podemos copiar uma fórmula ou texto da célula ou ainda criar uma lista ou seqüência de dados. Por exemplo, suponha que precisamos numerar uma seqüência de células partindo do número 1 e seguindo até o número 10. Se não utilizarmos a Alça de Preenchimento, devemos digitar um a um os números da seqüência. Com a Alça, basta digitar o numero 1, o 2 e então selecionar os dois números, clicar e arrastar a Alça de Preenchimento para que a seqüência seja automaticamente elaborada.
Esse recurso pode ser utilizado para auto-completar meses do ano e outras formas de seqüência, no entanto, temos que das a “dica” de como essa seqüência será montada para que o Microsoft Excel a elabore corretamente.
Podemos reparar na figura acima que, após completar a seqüência, o Microsoft Excel exibe um pequeno botão no fim da seleção da Alça de Preenchimento. Esse botão é chamado de Marca Inteligente e, nesse caso, está relacionado à ação de Auto-Preenchimento da Alça. Clicando sobre a marca, será exibido um menu onde podemos selecionar a opção de preenchimento desejada.
